Syndic de copropriété : les documents indispensables à numériser

Syndic de copropriété

La gestion d’un immeuble en copropriété et celle des lots de chaque copropriétaire doivent être accessibles à travers un espace sécurisé sur internet. Toutefois, l’application de cette obligation légale n’était pas effective en raison d’un manque de précision. Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la loi portant évolution du logement, de l’aménagement et du numérique en vigueur depuis le 1er juillet 2020 précise les documents concernés par cette disposition.

Les documents communs aux copropriétaires

Le décret d’application de la loi Elan fait obligation au syndic de copropriété de rendre certains documents accessibles à tous les copropriétaires d’un immeuble. Il s’agit notamment de l’état descriptif de division et du règlement de copropriété. Le syndic doit également faire figurer les actes portant modification de ces documents lorsqu’ils sont publiés.

Le carnet d’entretien du bâtiment, les contrats de maintenance et d’entretien des équipements ainsi que le contrat de syndic en cours de validité sont également concernés par cette disposition. Il en est de même pour les procès-verbaux relatifs aux trois précédentes assemblées générales.

La loi fait obligation au syndic professionnel de rendre accessibles la dernière fiche synthétique de copropriété qu’il a réalisée et les diagnostics techniques des parties communes du bâtiment. Du reste, il doit faire figurer les marchés et contrats signés pour le compte du syndicat des copropriétaires, à l’exception des contrats des préposés.

Les documents concernant le conseil syndical

Conformément au décret en vigueur depuis le 1er juillet 2020, les membres du conseil syndical doivent avoir en permanence accès aux documents faisant état de la gestion de l’immeuble. Il s’agit entre autres de la liste des copropriétaires tenue par le syndic, des décisions de justice pouvant faire l’objet d’un recours et des assignations en justices délivrées pour le compte du syndicat.

Le relevé général des produits et des charges relatif à l’exercice précédent et les balances globales des comptes doivent figurer sur l’intranet du syndic. Toutefois, les relevés périodiques des comptes bancaires ouverts au nom du syndicat peuvent être numérisés à défaut de ces documents. Du reste, le syndic de copropriété doit faire apparaître sa carte professionnelle, son certificat de garantie financière et son attestation d’assurance en cours de validité.

Les documents liés au lot de chaque copropriétaire

Certains documents relatifs à la gestion du lot d’un copropriétaire doivent être numérisés et accessibles à ce dernier. Il s’agit principalement de son compte individuel datant de l’approbation des comptes par l’assemblée générale. La fraction des fonds disponibles pour réaliser les travaux et relative au lot de chaque copropriétaire est également concernée par le décret d’application de la loi Elan. Il s’agit plus précisément du document arrêté après l’approbation des comptes par l’assemblée générale.

Les charges courantes et les dépenses hors budget payées par un copropriétaire et relatives aux deux précédents exercices comptables doivent être mentionnées par le syndic de copropriété. Il en est de même pour les avis d’appel de fonds envoyés à chaque copropriétaire sur les trois précédentes années. Du reste, les documents doivent être mis à jour sur l’espace sécurisé.

En définitive, le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 précise les documents pouvant être exigés du syndic de copropriété et précise les modalités d’application de leur numérisation. Une sanction pécuniaire de 15 euros par jour de retard est prévue en cas de non-respect des dispositions susmentionnées.

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